Έξι βήματα για μια περιποιημένη ηλεκτρονική ατζέντα που πραγματικά πρέπει να δοκιμάσετε

Έξι βήματα για μια περιποιημένη ηλεκτρονική ατζέντα που πραγματικά πρέπει να δοκιμάσετε

Εάν είστε όπως κάθε άλλο πρόσωπο που ξέρω, η ηλεκτρονική ατζέντα στο iPhone σας σίγουρα θα είναι ένα χάος. Μετά από χρόνια προσθήκης επαφών, edit και ένα σωρό συγχρονισμών η λίστα σας θα έχει γεμίσει με διπλές ή και ακόμα τριπλές επαφές που σίγουρα θα είναι γεμάτες ελλείψεις. Κάτσε βρες τώρα τα στοιχεία να τα προσθέσεις. Ειδικά αν έχεις και μια λίστα με πάνω από 200 επαφές τότε πραγματικά "σάστα τζαι γύρασιν". Μεγάλος ο πόνος!

Τώρα αν είστε σαν εμένα, θα θέλετε πραγματικά να καθαρίσετε, αλλά όποτε ξεκινάτε ανακαλύπτετε ότι εκτός από θάρρος θέλει και κουράγιο. Σας νιώθω σύντροφοι! Ειδικά εσας που λόγω δουλειάς οι επαφές είναι πολύτιμες. Επαφές που κάποτε χάνονται - ξεχνιούνται λόγω αυτής της ανακατωσούρας στο βιβλίο διευθύνσεων.

Διαβάζοντας ένα κείμενο στην Huffingtonpost η οποία είναι και η πηγή μας για το άρθρο ανακάλυψα την Elsiee Sullivan. Ήξερε ότι καμία κινητήρια δύναμη δεν θα μας έκανε να κάτσουμε για ένα σωρό ώρες καθαρίζοντας τις επαφές μας. Εκτός φυσικά αν υπήρχε μια μαγική δύναμη που θα τα έκανε όλα αυτόματα. Αυτό που έκανε είναι να βρει έξυπνους τρόπους να κάνει αυτή τη δουλειά  όσο πιο απλοποιημένη γίνεται.

 

Έτσι λοιπόν ορίστε τα 6+1 βήματα που μας προτείνει για το καθάρισμα της ηλεκτρονικής ατζέντας σας 

 

Βήμα 1ο: Ξέρε τις πηγές σου

Οι επαφές στα iPhones είναι οργανωμένες σε διάφορα γκρουπς. Τα γκρουπς αυτά προέρχονται από τους διάφορους λογαριασμούς που έχετε είτε στο facebook, είτε στο email, στο icloud και αλλού.  Οι περισσότεροι συνήθως ξεχνάμε και πατάμε το κουμπάκι για συγχρονισμό και τότε δημιουργείται ένα μεγάλο μπάχαλο στο βιβλίο διευθύνσεων μας.

Έτσι λοιπόν, πριν φτάσετε στον συγχρονισμό οργανώστε τις πηγές σας. Και φυσικά επιλέξτε τι θα συγχρονίσετε και τι όχι.

 

Βήμα 2ο: Προσθέστε mails χρησιμοποιόντας iOS9 ή επόμενο λογισμικό

Γιατί; Επειδή στο iOS9 προστέθηκε μια φοβερή λειτουργία η οποία αυτόματα αναγνωρίζει emails και στοιχεία για τις ήδη υπάρχον επαφές σας. Φοβερό ε;

Η προσθήκη αυτών των πληροφοριών στις επαφές σας είναι πολύ εύκολη. Απλά ανοίξτε κάθε επαφή και πατήστε στο "email (found in Mail)" για να προσθέσετε τα δεδομένα.

 

Βήμα 3ο: Προσθέστε emails απο το Gmail

 

Εάν μια από τις πηγές σας είναι το Gmail τότε έχετε πολύτιμο υλικό από δεδομένα αποθηκευμένο στον λογαριασμό σας. To Gmail αποθηκεύει το όνομα και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο των ατόμων που έχετε ανταλλάξει email σε ένα φάκελο που ονομάζεται "other contacts".

Στον υπολογιστή σας λοιπόν μεταβείτε στις επαφές σας στο Gmail και βρείτε το συγκεκριμένο φάκελο. Διαλέξτε σωστά εκείνες που χρειάζεστε μόνο αλλιώς στο τέλος θα βρεθείτε με ένα μάτσο σκουπίδια* και θα αναγκαστείτε να ξεκινήσετε από την αρχή. (Σκουπίδια = mails χωρίς όνομα, γενικά μηνύματα επιχειρήσεων και υπηρεσιών, άτομα που δεν θέλετε στο βιβλίο διευθύνσεων σας.)

Αφού επιλέξετε τις επαφές που χρειάζεστε πατήστε το "add to my contacts". Αυτό θα τις προσθέσει στις επαφές σας οι οποίες συγχρονίζονται με το iPhone σας.

 

Βήμα 4ο: Προσθέστε τις επαγγελματικές κάρτες σας

Αν έχετε ένα μάτσο επαγγελματικές κάρτες η οποίες απλά κρατάνε πολύτιμο χώρο στο γραφείο σας τώρα έχετε την ευκαιρία να τις προσθέσετε σε ένα μοντέρνο ψηφιακό βιβλίο διευθύνσεων.

Η Elsiee μας προτείνει το application της Covve. Η Covve, η οποία έχει αναπτύξει την πιο εξελιγμένη πλατφόρμα διαχείρισης επαγγελματικών επαφών προσφέρει ολοκληρωμένη πρόταση στην οργάνωση που θέλετε να κάνετε. Ένα start up πρόγραμμα που σήμερα είναι επιλογή πολλών (ακόμα και του αφεντικού μας) στο συγχρονισμό των επαφών τους.

Tο Covve λοιπόν θα ανιχνεύσει και θα αναγνωρίσει τα αναγκαία δεδομένα από την επαγγελματική κάρτα και τα προσθέτει στο βιβλίο διευθύνσεων σας αυτόματα.

 

Βήμα 5ο: Περάστε το βιβλίο διευθύνσεων σας μέσω του Covve

Το Covve είναι μια online υπηρεσία που μεταξύ άλλων ενισχύει και εκκαθαρίζει το βιβλίο διευθύνσεων σας. Απλά κατεβάστε το application, κάντε εγγραφή(δωρεάν) και συγχρονίστε τις επαφές μαζί του. Αυτό θα αναγνωρίσει όλες τις διπλές, πανομοιότυπες και θα τις καθαρίσει. Παράλληλα θα προσπαθήσει να βρεί κιάλλες πληροφορίες για τις υπάρχον σας επαφές. Κατα μέσο όρο θα ενημερώσει με νέες επιχειρηματικές πληροφορίες 41% των επαφών, τοποθεσία σε 71% και θα καθαρίσει ή συγχωνεύσει τις πανομοιότυπες επαφές.

Αυτό θα αποτελέσει σημαντικός παράγοντας στην οργάνωση του βιβλίου διευθύνσεων σας ειδικά στον τομέα εργασιών.

 

Βήμα 6ο: Το τελικό "push"

Αν τα καταφέρατε μέχρι εδώ το βιβλίο διευθύνσεων σας ήδη είναι πιο οργανωμένο και σίγουρο με περισσότερες πληροφορίες από όταν ξεκινήσατε. Φυσικά παρόλα τα θαύματα της ψηφιακής εποχής δεν θα είναι όλα τέλεια. Έτσι λοιπόν κάντε και κάτι από μόνοι σας. Τώρα που όλα είναι λιγότερο μπερδεμένα κάντε και λίγη εκκαθάριση ΧΕΙΡΟΚΙΝΗΤΑ. Βρείτε λίγο κενό χρόνο που χρειάζεται γέμισμα (στο αυτοκίνητο συνοδηγός ας πούμε ή στο λεωφορείο ή και ακόμα στο κρεβάτι) και κάντε κάτι παραγωγικό.

Αν έχετε ακολουθήσει το πέμπτο βήμα θα έχετε παρατηρήσει ότι το Covve προσφέρει ένα φοβερό interface για την επεξεργασία των επαφών σας. Σας προτείνω να περάσετε από τις επαφές αλφαβητικά και όταν χρειαστεί να σταματήσετε απλά να σημειώστε που μείνατε έτσι ώστε την επόμενη φορά να ξέρετε από που να συνεχίσετε.

 

Βήμα Bonus: For the Pros

Άκουσα ότι τώρα έχεις ένα σωστό, καθαρό και οργανωμένο βιβλίο διευθύνσεων το οποίο χρησιμοποιείς όπως ακριβώς σου αξίζει. Συγχαρητήρια

Αν ο σκοπός του βιβλίου διευθύνσεων σου είναι καθαρά επιχειρηματικός τότε με το Covve app μπορείς να το μετατρέψεις σε ένα προσωπικό CRM. Έτσι θα παραμείνετε σε επαφή με ανθρώπους που έχουν σημασία.

 

Οι επαφές σας είναι πάντα ασφαλής

Όλη αυτή η διαδικασία της εκκαθάρισης μπορεί να σας φαίνεται επικίνδυνη. Ωστόσο σε αυτή τη εποχή δεν υπάρχει λόγος να ανησυχείτε Σε περίπτωση λάθους το icloud όπως και το Google Contacts σας επιτρέπουν να επαναφέρετε τις επαφές σας σε μια προηγούμενη ημερομηνία βοηθώντας σας να ξεκινήσετε ξανά.

Καλή τύχη!